Como cancelar ou corrigir uma nota fiscal

O que se faz com uma nota fiscal emitida errada depende do tipo de nota. A NFS-e, de serviço, é cancelada ou substituída no próprio sistema em que foi emitida, dentro das condições fixadas pelo município. A NF-e, de produto, é cancelada em até 24 horas da autorização, desde que a mercadoria não tenha circulado, e erros em campos que não envolvem imposto nem identificação das partes podem ser sanados por Carta de Correção Eletrônica (CC-e). Fora desses limites, o pedido passa pela análise do Fisco.

Qual ferramenta usar em cada erro

Como cancelar ou substituir uma NFS-e

O cancelamento e a substituição da NFS-e emitida pelo Emissor Nacional devem ser feitos no mesmo sistema. No emissor web, o contribuinte consulta as notas emitidas, escolhe entre cancelar e substituir e, no cancelamento, informa o motivo e uma justificativa, que é obrigatória.

As condições são definidas por cada município. Em Belo Horizonte, por exemplo, o cancelamento automatizado exige que a emissão tenha ocorrido há no máximo 730 dias e que a administração tributária não tenha bloqueado o procedimento; a substituição exige, além disso, que a nota não tenha sido cancelada antes (FAQ da NFS-e Nacional da Prefeitura de Belo Horizonte). Quando as condições não são atendidas, o sistema mostra a opção “Solicitar Análise Fiscal” no lugar de “Cancelar NFS-e”, e o pedido segue para o Fisco municipal, que pode pedir mais informações e indeferir. A obrigatoriedade do Emissor Nacional para ME e EPP está em NFS-e nacional: o que muda para prestadores de serviço.

Como cancelar uma NF-e

Segundo a Secretaria da Fazenda de São Paulo, só pode ser cancelada a NF-e cujo uso já foi autorizado pelo Fisco, em até 24 horas da autorização e enquanto a mercadoria não tiver saído do estabelecimento. Passado esse prazo, o estado paulista aceita pedidos de cancelamento extemporâneo em até 480 horas da autorização, com penalidade ao emitente, e acima disso exige análise do posto fiscal com chave de acesso, escrituração e prova de que a operação não ocorreu (perguntas frequentes da NF-e, SEFAZ-SP). O prazo regular de 24 horas vem do Ajuste SINIEF 07/05; os casos extemporâneos dependem de cada unidade da federação.

O que a Carta de Correção Eletrônica não corrige

A CC-e sana erros em campos específicos da NF-e depois da autorização. Não podem ser corrigidos por ela os erros que envolvem as variáveis do cálculo do imposto (como base de cálculo e alíquota), os dados cadastrais que alterem a identidade do remetente ou do destinatário, e a data de emissão ou de saída. Quando há mais de uma CC-e para a mesma nota, a última deve consolidar todas as informações retificadas antes.

Inutilização de numeração

Quando a sequência de numeração da NF-e é quebrada por problema técnico, o emitente inutiliza o número. Em São Paulo, a comunicação é feita até o dia 10 do mês seguinte, e a inutilização só vale para número que não foi usado em nenhuma NF-e.

O que a contabilidade online faz

Na prática, a nota é a base do ISS e do imposto do mês, e cancelar ou substituir uma nota muda essa apuração. A Contabilizei é uma contabilidade online que apura os impostos sobre as notas e acompanha o enquadramento; a emissão, o cancelamento e a substituição ficam com o CNPJ da empresa, no portal da prefeitura ou da Secretaria da Fazenda, como detalha a contabilidade online emite nota fiscal para você?. Para o passo a passo da emissão, veja como emitir NF-e e NFS-e sendo PJ, e para a diferença entre os dois documentos, nota fiscal de serviço ou de produto.

Perguntas frequentes

Posso corrigir uma NFS-e depois de emitida? No Emissor Nacional, as opções são cancelar ou substituir a nota, dentro das condições do município.

Qual o prazo para cancelar uma NF-e? Em até 24 horas da autorização, se a mercadoria não circulou. Depois disso, cada estado define se aceita o pedido extemporâneo.

A Carta de Correção muda o valor da nota? Não. Base de cálculo, alíquota, identidade das partes e datas de emissão e saída não são corrigíveis por CC-e.

O MEI cancela nota pelo mesmo sistema? O MEI prestador de serviço emite pelo Emissor Nacional, e o cancelamento e a substituição das notas desse sistema são feitos nele.